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文件管理的目的是能够在“需要”的时候快速的“索引”到资料，核心上面就是通过三个层面去梳理所有的文件，第一个是合适的工具（方法）进行检索，涉及到的资料会有数字文档和纸质材料。第二个是合理的归档方式，如何存放资料，结构如何来安排。第三个是合理的命名单个文件或者材料。

数字资料和纸质资料需要分开来说明，在具体的实践操作会有所不同，但是在核心操作方法是通用的。

一、数字资料

这个是主要的部分，而且它涉及到的资料也非常的广泛。

1、合适的工具

快速的检索工具在文件的管理理念里面是非常重要的一个入口，当我们需要找一个文件时候，肯定会有相应的关键字，这些可能出现在文件名里面，也可能出现在文件内容里面。一个好的工具就有判断标准了，首先快速的检查文件范围，其次能够检索文件内容（包括图片内容），最后能够有相应的关联功能或者是联想功能，能够根据关键字进行相关推荐。

在检索的工具不一定都能满足这些条件，可以通过综合使用来检索资料。

1.1、windows首推工具everything （只有windows版本）

官方站点下载地址：https://www.voidtools.com/

很小的一个工具，可以快速的检索整个电脑的文件资料，只能根据文件名字来搜索资料。

1.2、docfethcher 全文检索工具（跨平台windows\Linux\macos）

能够根据关键字进行文档的全文内容搜索，功能比较强大，搜索之前需要扫描一遍搜索范围里面的所有文件，建立自己的检索数据库。

官方站点下载地址：http://docfetcher.sourceforge.net/en/index.html

1.3、Devonthink(只有MacOS平台)

该软件综合性的文件管理平台，其最强大的功能就是关联搜索，系统会自动识别和关键字比较相近的关键字推荐搜索，当遇到想不起具体关键字时候，该功能就比较实用了。当然也会有很多推荐不靠谱时候，另外对于中文支持不太完善。

官网站点下载地址：http://www.devontechnologies.com/products/devonthink/devonthink-pro.html

2、合理的归档

虽然工具能够协助快速找到合适文件，合理的归档存在相应的资料，仍然是一个必要做的事情。归档的方式可以根据主题的内容进行分类，通过树形结构的方式进行逻辑划分相应的关系。

2.1、主题；

主题的划分也可以是一种分类的方式，根据该主题将所有相关的文件放在一起，例如工作、生活，或者是研究报告涉及的所有内容。通过大归类的方式，当要找文件的时候，可以该主题目录下面进行归类，有利于快速的检索。

2.2、立项目；

引入项目管理的理念，完成一个项目下需要涉及到使用的资料，新创建的问题，得到什么样的成果，投入的管理资源成本，都把相应的文档划分为类别汇集在一起。

2.3、根据cota法则延伸的文件分类方式

COTA文件夹 │包含的信息内容: 

|——Clients客户│你的团队的内部或外部客户

|——Output成果 │你的团队的产品和服务 

|——Teams团队 │你的团队、伙伴 

|——Admin管理 │你的非核心工作任务

如果是销售领域的资料可以参考类似的组织结构方式

日常管理电脑的文件，也可以在该法则基础上面进行演化一种组织文件结构方式，以项目的方式来整理：

项目名称

    |——1、资源（项目需要的资料收集放在此处）

    |——2、成果（总结的资料或者修改过的文件）

    |——3、团队（提供给他人查看，或者需要协助的资料）

3、规范的命名

描述了三个层面的内容，

3.1、文件命名格式系统。

文件名是一个很重要标记文档内容的关键，需要能够清晰的表达出文档的核心内容。下面列举一些常用的文件名规范参考

例1，日期+文件名+使用人.文件格式

    2017年02月28日工作汇报增加_张三.doc

    20170228_用户需求统计分析_李四.xlsx

例如，文件名+使用人+修改版本号.文件格式

    超市空调投标方案_张三_V1.2.doc

    三国游戏地图修稿方案_李四_V2.3.map

3.2、文件图标的更改

每个文件夹的图标都是可以更改，对于一级文件夹，或者是大分类的文件夹，可以修改图标，提升辨识度。